איך יוצרים מיקום משותף מנטלי, גם כשאין מיקום פיזי משותף?

תובנות מקרבות ממיטאפ שנערך בשיתוף פעולה בין Orantech ו- Scrum Value

 

שגרת עבודה אפקטיבית ונעימה בשיתוף פעולה חשובה בכל זמן, אך בתקופות משבר היא חשובה יותר, וקשה יותר ליצירה ולשימור. כדי לעזור לכם, עובדים ומנהלים, ליצור תחושת יחד ותמיכה הדדית ערכנו מיטאפ בשם "מיקום משותף מנטלי". השתתפו ביצירת המיטאפ חברת Scrum Value, צוות האג'ייל של אורנטק ומובילי אג'ייל בארגונים (איירספאן, אורבוטק, כלל ביטוח, גילת ופורספוינט).

הדובר הראשון במיטאפ, אמיר וינצ'י, הוא מאמן אג'ייל ותיק ומנוסה (ויש לו עוד מלא טייטלים מגניבים, ממליצים להציץ בלינקדאין של אמיר), שעבד ועובד גם עם חברות שעובדיהן מפוזרים בעולם. אמיר מכיר היטב את האתגרים הרבים ביצירת ובתחזוק מיקום מנטלי משותף, והוא עוזר לארגונים למצוא פתרונות טכנולוגיים ואנושיים שמאפשרים להם לעבוד היטב יחד. אמיר שיתף את "באי" המיטאפ בכמה רעיונות מעניינים שמוצגים כאן בכתב, ותוכלו לצפות בסרטון המופיע בהמשך כדי ללמוד אותם ישירות מאמיר. בהמשך המיטאפ שמענו מובילי אג'ייל בארגונים, שנתנו לנו הצצה לשיטות העבודה שלהם בשטח. תוכלו לדלג לחלק הזה כאן:

 

אלה הנקודות העיקריות שאמיר העלה:

כדי להתגבר על האתגרים וליצור עבודה משותפת טובה לפחות כמו העבודה במשרד ואף יותר, כדאי לשים לב לשלושה מרכיבים –

  1. מודעות – בשתי דקות אפשר להציג את האתגרים העיקריים ולהעלות אותם למודעות. זה לא מספיק, אבל זה חשוב.
  2. הכרה – לימוד הכלים והשיטות לתקשורת יעילה ונעימה מרחוק.
  3. אימון – אחת הבעיות הגדולות עם מצבים חדשים היא שעל אף שמעולם לא התמודדנו איתם – ההרגלים שלנו יזנקו לפעולה – ואין לנו הרגלים מתאימים! אין לנו הרגלים לחיפוש פרואקטיבי של חיבור לצוות שלנו, של זיכרון היעדים המשותפים שלנו והאחריות המשותפת, כולל זו של כל אחד כלפי האחרים בצוות. באמצעות אימון מודע ויזום, עלינו לפתח הרגלים חדשים ואת המיקום המשותף המנטלי שלנו, בעזרת קיום תקשורת מועצמת, המאופשרת בעזרת טכנולוגיה, ומיושמת על בסיס הרצון המשותף.

אם נבחן את המצב כמו שאמיר אוהב, בסגנון סיפור משתמשת, זה ייראה בערך ככה:

'בתור חבר צוות שעובד מהבית – אני צריך שהצוות יישאר בקשר רציף, כדי להישאר במיקוד על יעדי האספקה בספרינט הנוכחי ולתכנן קדימה, ולהמשיך לייצר ערך רב גם בעבודה מרחוק.'

כדי ליצור מערך תקשורתי שיענה על הצרכים של אנשי הצוות, רצוי לייצר שלוש שכבות תקשורת, או שלושה ערוצים:

 

  1. קבוצת וואטסאפ/טלגרם – זה המקום לציוצים לא פורמליים וקריאות כיוון/בדיקות זמינות ואזכור למיקום המשותף. משימה ראשונית – ליצור קבוצת וואטסאפ לצוות ולוודא שכולם מקבלים ויכולים לשלוח מסרון.
  2. סלאק/טימז – לדיונים מקצועיים או טכניים בלבד. משימה ראשונית – לייצר/לוודא שלצוות יש ערוץ סלאק או שווה ערך, וכל חברי הצוות יכולים להתחבר ולהשתמש בערוץ למטרות שקשורות בעבודה, ולא לקשקשת!
  3. שיחות וידאו – זום/סקייפ/כל כלי שמתאים לכם – לפגישות בזמן אמת, ו/או להשארת קו פתוח כשאפשר. משימה ראשונית – ליצור פגישה וירטואלית, לפרסם אותה ביומן, ובערוצים של רמה 1 ו-2. לבדוק שכולם מצליחים להתחבר כולל וידאו, ותנו תמיכה למאותגרים.

 

המלצות וטיפים של אמיר ליצירת כללי התנהגות ורצף תקשורת בסיסי –

  • קבעו מסגרת שעות זמינות – זמנים בהם תהיו זמינים לשיחות ותגובות מהירות, וזמנים אחרים בהם תהיו פתוחים לתגובה באופן יותר גמיש.
  • פגישה יומית – Daily – קבעו משבצת זמן קבועה של 15 דקות בכל יום, לוועידת וידאו שמתחילה בסנכרון מהיר שבו כל אחד אומר על מה הוא עובד ואם הוא תקוע, ואחרי הסבב המהיר יכולים להישאר אלה שמעוניינים לפתוח דיון.
  • ציוצי מעקב – לפחות פעמיים ביום שלחו איזשהו מסרון בקבוצה. הזכירו לעצמכם ליזום את זה, גם אם בצורה מאולצת בהתחלה, כדי לתחזק את רצף הקשר ולייצר תחליף למקריות.
  • הפסקת קפה – פעם ביום, השקיעו משבצת זמן ופתחו ערוץ לכל השבט. ללא חובת נוכחות אבל, אם זה נעשה נכון, אנשים ירצו להיות שם. אם מתעורר משהו חשוב מבחינת עבודה, אפשר להתפצל ולפתוח זום נפרד, ולעבור אליו.
  • דיון טכני – אם יש נושא שדורש אינטראקציה, קחו אותו לרמה – 2 Slack/Teams, אפשר גם לתת ציוץ בוואטסאפ אודות הנושא החדש שנפתח לדיון טכני, ולבדוק אם יש נכונות לעלות בוידאו.
  • קבעו פגישות תכנון – בתיאום עם הProduct Owner, קבעו פגישות קדם תכנון וטיפוח הבקלוג לקראת הספרינטים הבאים, התפצלו לפורומים של שלושה-אמיגוס ולבסוף עדכנו סטטוס קצר ברמה – 2.
  • ערוץ פתוח – קבעו שעה ביום שבה יש פגישת זום פתוחה, תוך כדי שכולם עובדים. ניתן להצטרף וגם לעזוב, אבל הכי טוב להיות מחוברים, עם וידאו פתוח ולהיות לחוד ביחד.
  • ניראות – Visualization – החזיקו רשימה של מטרות הספרינט המשותפות בין אם ב-JIRA או כלי דיגיטלי אחר, או אפילו לוח פיזי, העיקר שזה יהיה מול העיניים.
  • מנהלים מכל הדרגים – הבסט פרקטיס הוא העצמה, עידוד, נוכחות, עניין! אתם לא חייבים להיות בכל הקבוצות, להפך, תנו לצוותים להוביל את עצמם והבהירו להם שאתם שם בשבילם. הזכירו להם באופן יומיומי שאתם והארגון זקוקים להם, ובררו אם יש משהו שהם זקוקים לו, ואם יש משהו בו אתם יכולים לעזור.

    הצטרפו להפסקות קפה, השאירו ערוץ זום פתוח אצלכם ופרסמו את כתובת הכניסה.

    עשו מה שניתן כדי לשפר את הביטחון הפסיכולוגי של הצוותים.

  • מנהלים בכירים – גם לכם, זוהי הזדמנות לתרגל מנהיגות משרתת. מכתבים ממוענים לעובדים, עם מסרים מעודדים, אפילו פניה מצולמת בוידאו או בזמן אמת בזום. למנהיגות כזאת יש השפעה מרחיקת לכת, במיוחד בימי משבר.

נסיים בתובנה חיובית שאמיר דיבר עליה – יתרון משמעותי הקיים בשיחות וידאו לעומת שיחות פנים מול פנים: במיוחד כישראלים, אנחנו חווים שיפור בתרבות השיח – אנשים יותר מנומסים, נותנים בנדיבות לאחרים לדבר ראשונים, ונמנעים באופן כללי מלהיכנס לדברי עמיתיהם לעבודה. אמנם הדבר נובע מקושי טכני, ולא מסבלנות או סובלנות – אבל אולי מתוך שלא לשמה נבוא לשמה ונשפר את היכולת להקשיב.

 

ניתן לצפות כאן בהרצאה המלאה של אמיר:

 

 

אחד הדוברים הנוספים במיטאפ היה ולאדי ריבקין מחברת Airspan, והוא ציין שגם אצלם בארגון הם רואים עלייה בתרבות הדיון והבנה של חשיבות הדיוק והבהירות בשיח.

הדוברים הנוספים היו לקוחות של צוות האג'ייל באורנטק, ששיתפו איך הם מתמודדים באופן אג'ילי עם אתגרי העבודה מרחוק. מוזמנים לצפות כאן בחלק זה של המיטאפ: