נכתב ע”י: ציקו חפץ, מנכ”ל אורנטק

מהי מערכת ה-PPM הטובה ביותר? 

אין כזו.

אך ניתן לחשוב על המערכת המתאימה ביותר לצרכי.

האם בכך הצלחנו לפשט את בעיית בחירת המערכת המיטבית לניהול פורטפוליו הפרויקטים של הארגון?

מסתבר שלא בהכרח.

עד לאחרונה הרוב המכריע של מערכות ה PPM נמנות על משפחה של מערכות מונוליטיות המכילות פונקציונליות עשירה המאפשרות לארגון ליזום, לתעדף, לנהל ולבקר את כל הפעילות הפרויקטלית בארגון ואת המשאבים המשתתפים בפעילות זו.

אך רבות מהמערכות נכשלות בהטמעה ובמתן הערך המצופה לארגון.

מספר סיבות עיקריות תורמות לאי ההצלחה:

  • מערכות ה PPM אינן מערכות תפעוליות. המפתחים, המהנדסים, קדמי הייצור, אנשי הרכש, כותבי התיעוד ושאר משאבי הארגון אינם עובדים במערכת ה PPM ואין היא תורמת להם לביצוע משימותיהם. הצוותים, שעובדים על מערכות אחרות לחלוטין, נדרשים לעדכן נתונים בכלי PPM רק כדי לספק תמונה להנהלה: לא מוסיף ערך, אך מוסיף הרבה עבודה
  • על מנת להתגבר על חיסרון זה, ה-PMO ומנהלי הפרויקטים עסוקים ברדיפה אחר המבצעים לקבלת נתונים. זה לא מתפקידם לא של מנהלי הפרויקטים ולא של ה PMO.
  • בהעדר נתונים מלאים ועדכניים, ההנהלה אינה מקבלת תמונת מצב ברורה מהכלי, וחוזרת לדיווח במצגות Power Point עמוסות

הצורך קיים, אולם המערכות הקיימות אינן מספקות פתרון. אנו מציעים גישה אחרת –

לא עוד מערכות מונוליטיות אלא שילוב מערכות תפעוליות ומעליהן שכבת BI, או כפי שיותר נכון לקרא לה, Project Intelligence (PI).

אשת התכנה תעבוד בסביבתה הטבעית במערכות ALM כמו למשל Microsoft Azure DevOps Server או Jira, מנהל הפרויקט ימצא את הנתונים הכספיים ב ERP של הארגון, אנשי ההנדסה והתיעוד במערכת ה PLM  ואנשי השיווק והמכירות יבלו את זמנם ב CRM. ככל שנדרש לנהל גאנטים מפורטים טבעי יהיה לשלב את Microsoft Project Server או Project Online כמודול נוסף בפתרון.

האתגר הוא לייצר שפה אחידה ולהגדיר נכון את תהליכי העבודה.

השימוש במערכות הקיימות בארגון מקצר את הטמעתה של תפישת ה PPM בצורה דרמטית, מוזיל אותה באופן משמעותי מכיוון שלא נדרש לרכוש מערכת חדשה, וחשוב מכל- מגדיל מאד את סיכויי ההצלחה!

אנחנו באורנטק מציעים את תפישת Tailored PPM, המאפשרת:

  • מודולריות – אין תלות בשום חלק מהפתרון. אם הארגון מחליט להחליף את מערכת ה ERP או ה CRM שלו אלו הם מודולים שניתן להחליף מבלי לשנות את ארכיטקטורת המערכות.
  • יכולת הרחבה (Extensibility) – ניתן להתחיל ביישום מוגבל מבוסס Jira בלבד ולהוסיף יכולות/מודולים בכל עת.
  • מערכת פתוחה (Openness)כל מערכת שיכולה להעלות נתונים ל Data warehouse יכולה להשתלב בפתרון.

נשמח לסייע לכם ביישום פתרון פשוט המאפשר נוחות, גמישות והתאמה למבנה ולתרבות הארגוניים שלכם.